Consejos y sugerencias para ferias comerciales

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A los pequeños empresarios, las ferias comerciales pueden parecerles abrumadoras. Suelen conllevar mucho trabajo adicional, además de la gestión diaria de tu negocio, por no hablar de las complicaciones relacionadas con el desplazamiento y otros gastos imprevistos. Por todo esto, la participación en ferias comerciales, mercados y eventos puede parecer difícil de justificar. No obstante, con una planificación adecuada, la actitud correcta y un plan de seguimiento eficaz, pueden generar incontables oportunidades para tu negocio que podrían haberte pasado por alto.

Presentación de Candelles

Para contar cómo es la primera participación en una feria comercial, entrevistamos a una representante de Candelles, una pequeña empresa a la que Vistaprint concedió 10.000 dólares durante Small Business Week 2017 para que cumpliera su sueño de participar en su primera feria comercial. Candelles es una empresa que elabora velas de soja ecológicas, ubicada en las montañas del noreste de Pensilvania. Su lema es que la vida tiene que ser sencilla, pero llena de diversión y belleza, y que sus velas iluminan todos esos momentos.

Este año asistieron a su primera feria comercial y Kelley, copropietaria de la empresa, nos explicó las dificultades y los éxitos de la experiencia. Las ventajas de participar en una feria o evento comercial son enormes y, entre otros, suponen la oportunidad de hacer lo siguiente:

• Conocer a nuevos clientes
• Enterarte de nuevas tendencias en el sector
• Darte nuevas ideas para tu negocio
• Aprender de la competencia

El objetivo de la asistencia por parte de Candelles a una feria comercial era crecer como negocio y ampliar los sitios donde vender sus velas. «Nos parecía que el hecho de estar en una feria comercial nos daría más visibilidad ante distintas marcas y tiendas, y que nos permitiría introducir nuestros productos en esas tiendas», explica Kelley.

Tanto si se trata de un evento nacional con un recinto de miles de metros cuadrados como un evento local con un puñado de participantes, la posibilidad de ser visto por clientes potenciales es una oportunidad de oro para causar una buena impresión.

Preparación de la participación en una feria comercial

El proceso de selección y preparación de la participación en una feria comercial requiere una inversión de tiempo y reflexión considerables. En el caso de Candelles, la elección de una feria comercial pequeña para empezar era la clave. Les daba la oportunidad de conseguir ventas, hacer valiosos contactos y practicar para futuras ferias de mayor envergadura.

Uno de los mayores obstáculos para participar en una feria comercial puede ser el coste. Kelley nos cuenta que «no tienes la certeza de que el riesgo se verá recompensado». Por ello, en Candelles hicieron el esfuerzo de investigar para elegir la feria comercial más adecuada para su negocio, decidir cuáles serían los mejores métodos para prepararse y aprender nuevas técnicas de marketing. Incluso empezaron a planificar y fijar objetivos prácticamente un año antes del evento. Muchas ferias comerciales tienen precios especiales más económicos para las empresas que deciden inscribirse con mucha antelación.

Pedir consejo a otros empresarios también puede ser una inestimable fuente de información a la hora de plantearse la participación en ferias comerciales. Kelley nos contó que «los blogs suelen dar la versión más endulzada de lo que supone participar en ferias comerciales. Yo quería saber qué es lo que no tienes que hacer… En fin, la parte más negativa. Poder hablar con otros empresarios fue estupendo».

Preparación del expositor

Tras decantarte por una feria comercial, tienes que preparar el expositor y los materiales de marketing según tus objetivos. Reflexiona sobre las cuestiones importantes para tu pequeño negocio en el contexto del evento.

¿Qué tipo de evento es? ¿Es un evento empresarial, como una feria del sector, o para el gran público, como una feria de muestras local? ¿Buscas clientes potenciales, quieres dar a conocer tu negocio o tu objetivo es vender productos o servicios en el mismo evento? Cuando hayas decidido qué es lo que quieres sacar de tu participación, adapta tu stand y tus materiales en consonancia.

Candelles se dirigía a mayoristas y tiendas que pudieran vender sus velas, por lo que montaron un expositor con estantes elegante y moderno para exhibir productos de cada temporada de su colección y dar la oportunidad a los compradores de imaginarse cómo quedarían sus velas en la tienda o en casa. En Candelles también prepararon una mesa frente al expositor para poder hablar con posibles compradores y utilizaron lonas publicitarias tipo roll-up tras la mesa para resaltar las opiniones de sus clientes.

Además, querían tener materiales de marketing bien diseñados en una carpeta de presentación para dar una imagen elegante de la profesionalidad de su negocio. Muchos compradores expresaron su agradecimiento por tenerlo todo en un cómodo paquete bien organizado. Así, Candelles destacó, ya que la mayoría de los demás participantes se dedicaron a repartir hojas que se confundían fácilmente. Kelley también mencionó su sorpresa ante la utilidad que supuso tener bolígrafos como obsequio. A los asistentes les encantó tener algo que llevarse a casa, pero además los bolígrafos sirvieron para que los compradores anotaran cosas o rellenaran formularios de pedido. Si tomas estas decisiones al principio, irás mejor preparado. Pedir los materiales de marketing y los artículos promocionales con mucha antelación es importante, en especial si tienes que enviarlos al evento. Candelles incluso hizo ensayos en sus almacenes antes del evento, con un «espacio que marcamos con cinta adhesiva en el suelo donde montamos el stand. Así nos pudimos hacer una idea de dónde iría cada cosa, nos aseguramos de que lo podríamos montar de antemano… Y cuando llegamos al evento, nos sentíamos muy seguros».

Actualizar tu página web y tus redes sociales con información sobre tu presencia en el evento es una buena idea, igual que enviar un mensaje de correo electrónico a tu lista de contactos. Si envías postales antes del evento, tus clientes sabrán que estarás allí. Si buscas nuevos contactos para enviarles postales, las ferias comerciales de mayor tamaño suelen tener una lista de correo a la que podrás acceder. A Candelles le fue muy bien haber hecho eso durante y después de la feria comercial. Muchos compradores ya habían marcado los stands que querían visitar con antelación y dijeron que habían recibido las postales antes de la feria. Kelley mencionó incluso que recibieron «dos pedidos [de] compradores que no pudieron venir a causa del mal tiempo. Contactaron con nosotros y nos dijeron que habían recibido nuestra postal, que no podían asistir, pero que querían más información. Así que les envié unas muestras y al final recibimos pedidos de dos de ellos».

Plantéate la posibilidad de aprovechar esos correos para presentar una oferta especial o un obsequio exclusivo a las personas que acudan a tu stand con la postal. No olvides incluir las fechas, la ubicación, el horario y el número de stand en el correo.

Antes de salir hacia el evento, llena una bolsa de tela con lo imprescindible para pasar la jornada, como agua, algo para picar y cargadores de dispositivos.

Aprovechamiento de la presencia en la feria

Recuerda que representas a tu pequeña empresa y que eso significa que tienes que dar lo mejor de ti. Llega a la feria o evento comercial con suficiente antelación para prepararlo todo y familiarizarte con el entorno.

Las personas que estén a cargo del stand son tan importantes como las lonas y pósteres y los materiales de marketing. Si necesitas a más personas en el stand, asegúrate de tener objetivos y tareas claros para cada una. Asigna una tarea a cada persona, como recopilar direcciones, organizar los materiales impresos o mantener el stand ordenado.

Otros consejos para tener una buena experiencia en ferias o eventos comerciales:

• Si vas a hacer la demostración de un producto, publica un horario para que las personas que pasen por tu stand sepan cuándo pueden volver.
• Facilítales las cosas a los clientes potenciales para que puedan darte sus datos. Un recipiente para las tarjetas de visita (con un obsequio de una camiseta, botella de agua u otro artículo promocional) puede ayudarte a encontrar clientes potenciales para tu negocio con poco esfuerzo.
• Visita los stands de otras pequeñas empresas que participen en el evento. Muchas empresas encuentran a posibles socios comerciales y clientes tan solo con pasarse por un stand a saludar.
• Si se trata de un evento con presentaciones y charlas, asiste al menos a una. Pueden ser una fantástica oportunidad de oír a líderes del sector hablar de cosas que pueden afectarte.
• Cuando hagas un descanso, aprovéchalo bien. Fíjate en los puestos de la competencia. ¿Qué hacen que no hagas tú? ¿Les funciona?
• Si hay medios de comunicación en el evento, intenta hablar con ellos. Los representantes de Candelles tuvieron la oportunidad de reunirse con representantes de revistas y consultores de otras ferias comerciales, por ejemplo.
• Toma notas cuando hables con alguien y no temas hacer preguntas. Puede ser complicado recordar todo lo que se dice en un evento y una libreta puede ser tu mejor amiga. Si le prometes a un cliente que hablarás con él tras el evento, hazlo.

Seguimiento tras la feria

Cuando vuelvas a casa, es importante no bajar el ritmo. Si has hecho contactos, habla con ellos sin demora después del evento. Si elaboras una lista de contactos, añádelos tras el contacto inicial y anota cómo los has conocido. Los representantes de Candelles aprovecharon el reverso de las tarjetas de visita que recibieron para tomar notas y así poder contactar con esas personas con un toque personal tras la feria.

Otras formas de contactar con clientes potenciales obtenidos en una feria comercial:

• Envíales una postal del evento con una nota personal agradeciéndoles su tiempo.
• Envíales una carta personalizada, firmada a mano, con materiales de marketing adicionales.
• Sigue a los clientes potenciales en redes sociales como Facebook, Twitter y LinkedIn.

Estos tipos de contactos posteriores personalizados requieren una inversión de tiempo, pero si los haces bien, valen la pena.

Por último, reflexiona sobre el evento, de principio a fin, para identificar oportunidades de mejora para el próximo. Una de las mejores cosas que Candelles sacó de su participación en la feria fue investigar más al público antes de elegir una feria comercial. Es importante que te dirijas a tu mercado objetivo para maximizar tu impacto. Otra reflexión que nos transmitió Kelley fue que, aunque Candelles no hizo las ventas que esperaba, obtuvo valiosos clientes potenciales, experiencia y una mayor confianza de cara a su próxima feria.

¿Quieres más ayuda para prepararte para tu próxima feria comercial? Descarga nuestra completa lista de control para ferias comerciales.