Contratar a un empleado es una gran decisión para un pequeño empresario. Al poner en marcha un negocio, normalmente asumes multitud de tareas: encargarte de las redes sociales, calcular el presupuesto, etiquetar el inventario, gestionar las quejas de los clientes y cosas por el estilo. Por lo tanto, si ahora te estás planteando incorporar a alguien para que te ayude, es una buena señal. Quiere decir que estás ocupado, tu negocio está creciendo y estás preparado para dar un paso más allá.
Hemos hablado con tres propietarios de cafeterías independientes para aprender sobre sus experiencias a la hora de contratar empleados y gestionar un equipo. Tanto si vas a abrir un segundo local como si necesitas personal a tiempo parcial, sigue leyendo para descubrir sus respuestas y consejos.
Te presentamos a los propietarios
Angela Austin, Milk & Pull
Angela y su marido Joe regentan tres locales de Milk & Pull en Brooklyn y Queens (Nueva York), el primero de los cuales se inauguró en 2013. Este equipo neoyorquino se esfuerza por servir un café delicioso e impulsar la comunidad que les rodea.
Sascha Dreschinski, brewdis
Sascha fundó brewdis en 2019 junto con otros dos socios. En la actualidad, dirige el negocio con Lukas Schulze-Vorberg y Bianca Breining. Querían combinar su amor por el café con una propuesta creativa, por lo que decidieron abrir una cafetería móvil en un Piaggio Ape, que apodaron «Betty». Betty y Bobby, la bici-cafetería, se encuentran en Fráncfort (Alemania).
Anthony Grice, Fika
Tras varias décadas en el sector de la hostelería, Anthony abrió el primer local de Fika en 2018 y ha establecido un segundo hace poco. Su deseo era montar en Liverpool (Inglaterra) una cafetería de inspiración sueca con un ambiente acogedor que animara a la conversación.
¿Cuándo es buen momento para contratar?
Muchos pequeños empresarios emprenden solos su negocio (a veces junto con un socio o un colaborador): se cargan con diferentes responsabilidades e intentan hacerlo todo por su cuenta. Pero si el negocio te va bien y quieres hacer crecer tu marca, incorporar a alguien más puede ser una buena idea.
Angela recuerda decirle a su marido: «No deberías hacerlo tú todo, porque si te encargas de todo, no podrás centrarte en el negocio. Y si no te centras en ello, no crecerá nunca. Hay que liberarse de las tareas cotidianas para poder trabajar en los objetivos y llevarlos realmente a cabo». Angela señala que gracias a las nuevas contrataciones pudieron empezar a tostar su propio café y desarrollar esa faceta del negocio. Hoy por hoy, cada local de Milk & Pull cuenta con su propio gerente.
Angela también nos comenta que contratar a alguien a nivel directivo fue una decisión importante. «Era algo que sabíamos que nos iba a hacer falta a la larga; también que encontrar a una persona que se encargara de dirigir el funcionamiento general iba a ser bastante caro. No estábamos seguro de si seríamos capaces de dar con ella». Durante la pandemia, tuvieron la oportunidad de captar a alguien. «Una de las ventajas de la pandemia fue que la gente empezó a cambiar sus prioridades. Gracias a una oportunidad como esa pudimos contratarla, porque venía de formarse en el mundo del café, en una empresa muy famosa».
Cuando Anthony abrió el primer local de Fika, tenía dos empleados (además de él). «Ambos trabajaban a tiempo parcial y abríamos seis días a la semana. Así que, cada uno trabajaba tres días, mientras que yo estaba los seis. Al tratarse de dos empleados a tiempo parcial, si uno de ellos estaba de baja, tenía que recurrir al otro».
Y aunque este sistema funcionaba bien al principio, cuando Fika empezó a crecer, Anthony supo que debía contratar a más personal. «Empezamos con gente que venía al mediodía, desde las 11:00 más o menos hasta las 14:00, para encargarse de fregar platos durante esa franja que era la más ajetreada del día. El resto de la jornada nos dedicábamos a tareas más esenciales. Era en esos momentos de mucho trabajo cuando venía alguien para echar una mano, lo cual nos funcionaba bien».
Con la apertura del segundo establecimiento de Fika, tuvo que fortalecer la plantilla de nuevo. Los empleados del local original pasaron al nuevo, puesto que estaban familiarizados con los procedimientos; así que hubo que reemplazarlos. «Había que cubrir muchos más turnos. No nos habíamos dado cuenta de la cantidad de turnos que teníamos que cubrir, porque obviamente necesitábamos gente que llevara mucho tiempo con nosotros para supervisar al equipo del local nuevo y mantener el nivel de calidad».
Sascha Dreschinski, propietario de brewdis, comenzó sin empleados: para él y sus socios se trataba de un proyecto paralelo entretenido. «Abríamos cuando nos convenía y nos apetecía, de forma bastante irregular al principio. Tuvimos que familiarizarnos con el vehículo y averiguar cómo funcionaba todo por nuestra cuenta. Todo era bastante informal hasta que contratamos a nuestro primer empleado».
Tras implementar una serie de procesos y flujos de trabajo, estaba listo para incorporar a alguien y formarlo. «Teníamos todo por escrito, podíamos dejarla [la tienda] en manos de alguien con total confianza y que pudiera trabajar de forma autónoma. Lo cual era muy importante para nosotros, ya que nuestros empleos principales no nos permiten estar disponibles en cualquier momento. Queremos asegurarnos de que pueden desenvolverse bien sin depender de nosotros».
También habían recibido un permiso que les permitía instalarse en una zona del parque todos los días. «Queríamos aprovechar el espacio y abrir más tiempo. La conclusión a la que llegamos para poder hacerlo posible era contratar a más gente».
¿Cómo se puede encontrar a la persona adecuada?
Si ya has decidido que quieres contratar a más personal, tienes que centrarte en encontrar a las personas adecuadas. ¿Necesitas empleados que se comprometan a largo plazo o solo buscas ayuda puntual? Estos empresarios del café tienen enfoques y expectativas ligeramente diferentes cuando se trata de encontrar a las personas adecuadas.
Al igual que otras muchas pequeñas empresas, Milk & Pull era un negocio familiar cuando abrió sus puertas: Joe se encargaba de gran parte del trabajo duro y las hermanas de Angela también ayudaban. «Cuando empezamos en el primer local, mi marido era quien trabajaba en la tienda. Él también tenía un trabajo a tiempo completo, pero se organizaba para poder abrir el negocio y luego venía nuestra única empleada a las 9 de la mañana. Después, él se iba a trabajar, volvía a las 17:00 y ella se marchaba. Y los fines de semana estaba allí todo el día».
Angela señala que tuvieron suerte con esa primera empleada fuera del círculo familiar. «Acabábamos de abrir y muchos baristas respetados no quieren dejar el lugar donde están, si tiene más renombre, para venir a trabajar a uno [negocio] desconocido. Sin embargo, en cuanto la gente empezó a familiarizarse con nuestro local, a oír hablar de él y a conocer la marca, nos comenzaron a llegar currículos. Desde ese punto de vista, creo que la fuerza de nuestra imagen desde un principio nos ayudó en la contratación. Obviamente, contratar siempre es difícil, pero eso ayudó».
En la actualidad, Milk & Pull admite solicitudes sin fecha límite. «Siempre es bueno tener opciones para hacer una especie de preselección. Después, cuando abrimos un periodo de contratación, subimos publicaciones en las redes sociales y colocamos flyers en nuestras tiendas. Queremos que la gente del barrio trabaje aquí. La publicidad local es la más relevante para nosotros».
«Es complicado encontrar buenos candidatos», añade Anthony. «Un amigo mío, que es dueño de un restaurante famoso, me advirtió de que el mayor problema al que tendría que enfrentarme sería el personal». Los problemas se resuelven, pero el personal siempre será uno. Es muy difícil encontrar a alguien que tenga la misma pasión y motivación que tú. A raíz de la pandemia, muchas empresas han cerrado, por lo que hay mucho desempleo en este momento. En cuanto pongo un anuncio de trabajo, puedo recibir unas cien solicitudes para el puesto a la hora de publicarlo: es una locura».
Y aunque Anthony admite que es estupendo tener muchos candidatos, es un reto encontrar empleados que se adapten al trabajo. «Necesitas a alguien que no quiera utilizar el trabajo como un trampolín, que no se limite a presentarse y cobrar el salario. Para crecer, necesitas a alguien que quiera quedarse y comparta la visión de la empresa. Queremos crecer como negocio y eso es muy difícil porque la mayoría de la gente lo ve como algo provisional antes de pasar a otra cosa».
Sascha tiene una actitud similar a la hora de entrevistar a posibles empleados: se centra principalmente en mantener una conversación informal. «Casi no hacemos preguntas. Es más bien una oportunidad para conocerse. Nos tomamos un café y charlamos sobre sus orígenes, a qué se dedican, sus ambiciones…».
¿Qué habilidades debe tener un candidato?
Todo el mundo aporta algo diferente, así que piensa en el tipo de persona con la que quieres trabajar cada día. Estos tres propietarios de cafeterías tienen mucha personalidad. «Como los dejamos [a nuestros empleados] completamente solos, es fundamental para nosotros poder confiar en ellos», dice Sascha. «Y por eso, consideramos la personalidad un aspecto fundamental».
Él busca a empleados que no tengan miedo a los retos. «Es muy importante para nosotros que sean muy independientes y que puedan resolver problemas solos. El coche se mueve mucho, la máquina de café es un poco delicada… siempre pasa algo y tienen que ser capaces de resolver este tipo de cosas por sí mismos en lugar de rendirse y tirar la toalla. Les pedimos que sean flexibles y ofrecemos lo mismo a cambio. Si alguien dice con poca antelación que no puede trabajar ese día, no es el fin del mundo».
En este punto de su trayectoria como pequeña empresa, Milk & Pull está priorizando a los empleados con experiencia. «Incluso hasta hace unos dos años, estábamos muy abiertos a formar a la gente. Podemos realizar una formación integral, no solo para ser barista y preparar el café, sino también para conocerlo en profundidad y desarrollar el paladar», comenta Angela. Pero después de nueve años de actividad, se dieron cuenta de que necesitaban encontrar un equilibro entre los empleados principiantes y los expertos en el mundo del café. «Seguimos dando oportunidades a gente que no tiene experiencia, porque es algo que queremos mantener, pero también lo equilibramos con personal más experimentado».
A Sascha le preocupa menos la experiencia y más el carácter. «Nos gusta trabajar con personas que nos parezcan interesantes, que tengan una gran personalidad y que sean de confianza y divertidas a su manera. Nuestro equipo es muy heterogéneo. No excluimos a nadie que no tenga experiencia preparando café, podemos enseñarle a hacerlo, pero no podemos enseñarles a encajar en el concepto y con el equipo».
Angela y Joe también buscan personas que tengan un interés genuino por el café, «Queremos contar con alguien que tenga curiosidad por el proceso, los orígenes y la elaboración. Ese es el tipo de preguntas que siempre hacemos, relacionadas con ese interés y esa curiosidad por el café». También busca personas que sean sociables. «El barrio es un elemento clave», afirma Angela. «Nos gusta asegurarnos de que la gente quiera conectar con el barrio y formar parte de un entorno en el que exista esa conexión. Parte de nuestra propuesta de valor es que cuando alguien entre por la puerta, nos esforcemos por que [nuestros empleados] conozcan su nombre o sepan qué suelen tomar».
Anthony tiene prioridades similares: busca buenas dotes comunicativas y confianza. «Mi cafetería se llama Fika, una palabra que se podría traducir como “reunir a la gente”. Hablar con los demás nos resulta algo fundamental, que resaltamos al personal».
¿Cómo ha sido pasar a ser el jefe?
Aunque tengas experiencia previa gestionando empleados, contratar a alguien para tu propia empresa es mucho más personal: le estás confiando tu negocio y tienes que realizar una inversión económica importante durante el proceso.
Angela y su marido tienen experiencia como directivos en otras empresas, en las que dirigían a varias personas a la vez, una escala bastante diferente a la de su actual plantilla de casi 30 personas. «Hay paralelismos, pero la curva de aprendizaje es considerable. Tienes diferentes objetivos y buscas diferentes rasgos personales. Creo que eso fue el salto más grande, el momento en el que te das cuenta de que tú eres tu propio departamento de Recursos Humanos. Yo me encargo de confeccionar los manuales, establecer la comunicación y del proceso de incorporación y formación».
Anthony cuenta con experiencia previa en la gestión en el sector de la restauración, aunque en un establecimiento de mayor envergadura. Recuerda que había diferentes niveles directivos y mucha gente en la que delegar tareas. En un escenario así, «La carga de trabajo se reparte y cada uno tiene sus propias tareas y responsabilidades. Esa es la perspectiva cuando formas parte de una gran empresa». Pero ahora que es dueño de su propio negocio, Anthony se ha visto haciendo de todo; al menos hasta que tenga la capacidad financiera para pagar a alguien que asuma un puesto de gerente.
Sascha indica que no tenía mucha experiencia directiva antes de lanzar brewdis. «Todos tenemos un poco de experiencia profesional trabajando en equipo, pero cuando eres el dueño del negocio, la cosa cambia completamente. Cuando eres el dueño, te lo piensas todo cuatro veces y lo enfocas de otra manera».
¿Cuál es el aspecto más difícil en la gestión de empleados?
Anthony cita la confianza como una de las cosas más complicadas, e importantes, de ser el jefe. «Si quieres crecer, tienes que confiar en los demás. Y yo soy de los que no confía en mucha gente. Sin embargo, cuando me meto en mi faceta empresarial pienso que no me queda otra, tengo que confiar en los demás porque es la única manera de crecer. Hay que soltarse un poco y dejar que tomen el mando».
Angela y Joe se esfuerzan por mantener una buena comunicación con sus empleados para evitar dificultades. «Incorporamos al trato con nuestros empleados aquello que impulsa nuestro negocio, que es formar parte de la comunidad, ser abiertos y acogedores con todo el mundo. Comunicarnos de manera sincera es realmente importante; así es como tratamos de abordar cualquier malentendido con un empleado. Se trata de dedicar el tiempo necesario a escuchar y conocer la opinión de los demás, incluso de aquellos que se marchan. Tratamos de entender su perspectiva».
Milk & Pull también se preocupan por preparar a su personal para que prosperen. «En ocasiones, la gente te comenta que quiere ser barista. Pero no llegan a comprender que no se trata solo de ponerte junto a la máquina de expreso y preparar un café. Tienes que crear una experiencia para los clientes, hablar con ellos, ser agradable… y hay gente que no quiere hacer eso. Así que en estos casos, tratamos de encontrar un puesto que se ajuste mejor a esa persona dentro de la empresa».
En línea con la filosofía de brewdis, Sascha y sus socios tienen como objetivo fomentar un sentimiento de comunidad en su estilo de gestión. «Esta empresa no se reduce a jefes y trabajadores, cultivamos un sentimiento de unión para que todos lleguen a casa de buen humor al final del día. Creo que eso es lo más difícil y lo más importante, al mismo tiempo».
¿Alguna vez has tenido que despedir a un empleado?
Tener que despedir a un empleado es inevitable para cualquier empresario y puede resultar difícil. «Probablemente, podría contar con una mano las veces que se ha convertido en una situación incómoda», señala Angela. «En esos casos, apostamos, como comentaba antes, por una comunicación sincera».
«A veces la gente se toma las cosas como algo personal, al igual que nos pasa a nosotros, porque es nuestro negocio», continúa. «Pero es mucho más sencillo, se trata de seguir caminos diferentes. Y es lo que siempre intentamos enfatizar, hablar con franqueza sobre el camino que apuntamos nosotros y en qué punto este se separa de lo que persigue la otra persona. Al final y al cabo, establecer por qué no estamos avanzando en la misma dirección. Todos somos adultos», añade Angela. «Intentamos ser muy empáticos cuando tratamos a los empleados».
Sascha recuerda haber despedido a un empleado solo una vez, y era porque no encajaba del todo. «Es normal cometer errores, nos pasa a todos. Estuvimos charlando y le expliqué por qué creíamos que no encajaba del todo».
¿Cómo mantienes la moral del equipo?
La mejor manera de conseguir que los empleados se queden es hacer que la empresa sea un buen lugar de trabajo. Cada uno de estos propietarios de cafeterías tiene su propio enfoque para demostrar a sus empleados lo mucho que los aprecian.
«Organizamos un montón de eventos juntos», dice Anthony. «La semana que viene llevaré a todo el personal al nuevo local». También reparte regalos, como entradas para el fútbol, o invita a tomar algo después del trabajo. «Pienso que los pequeños detalles marcan la diferencia. No hace falta pagar unas vacaciones, más bien, se trata de invitarles a almorzar, por ejemplo, y compartir un momento agradable».
«Mantener el espíritu de equipo es, para mí, el mayor reto», subraya Sascha. «Lo que hacen tiene que ser de alguna manera importante para ellos, y tratamos de hacerles entender que representan una parte crucial. Asimismo, nos esforzamos por cuidarles. Creo que la atmósfera laboral que creamos es muy positiva. Me parece vital que la gente disfrute del trabajo y sienta que se le trata de manera justa».
Angela y su marido tienen como objetivo reconocer el esfuerzo de sus empleados. «Fomentamos mucho la promoción interna a puestos de gerente. Nos preocupamos por identificar quién está interesado en el café, quién tiene una relación buena, no solo con los clientes, sino con la gente de la tienda. Y tratamos de encaminar su trayectoria. Así, cuando surgen puestos de responsabilidad en una tienda, esas son las personas a las que acudimos primero».
También se fijan en los puntos fuertes y las habilidades singulares de sus empleados. «Antes contábamos con un barista que no era una persona muy sociable y que le costaba conectar con la gente, pero tenía una faceta un tanto científica. Cuando decidimos empezar a tostar nuestro propio café, creímos que, por su forma de pensar, él encajaría en esa tarea. Así que se formó y participó en el taller de tostado. Fue posible sacarlo de ese puesto que no era realmente el adecuado para él, y redirigir su trayectoria».
¿Usáis algún tipo de uniforme?
Curiosamente, ninguna de estas cafeterías impone un uniforme, aunque Anthony les pide a todos que se pongan un delantal encima de la ropa que lleven. «Lo que sí es que tiene que ser ropa presentable y un tanto moderna», comenta.
Los empleados de Milk & Pull tampoco llevan uniformes «oficiales». «Queremos que cada uno conserve su propia personalidad, por lo que no hay código de vestimenta. Incluso podemos ponerte la música que quieras escuchar en el establecimiento. Cada uno elige cómo quiere disfrutar el rato que esté con nosotros».
«Tenemos productos promocionales que cambian según el local. Son unas camisetas que llevan el nombre del barrio, y a la gente le encantan. Lo mismo pasa con nuestros empleados, cada vez que llega un paquete nos piden una camiseta porque les apetece llevarla realmente».
Sascha comenta que en un principio se plantearon llevar uniforme para unificar el equipo y representar la marca, pero las cosas cambiaron. «Nos dimos cuenta rápidamente de que restaba individualidad. En nuestro caso, la uniformidad no nos convenía en absoluto. Nuestro equipo actual es muy heterogéneo, todos son muy interesantes y no queríamos quitarles personalidad. Cada uno lleva lo que quiera, va un poco a su rollo, en cierto modo. Lo único que todos tienen que hacer igual es el café».
¿Qué consejo le darías a otro empresario que está a punto de contratar a su primer empleado?
El consejo de Anthony es confiar en la intuición. «Lo más importante es que te sientas cómodo con esa persona; que te preocupes por conocerla y te imagines cómo actuará. Si alguien se siente cómodo hablando contigo y te da la impresión de que lo conoces desde hace tiempo, es muy buena señal. Sobre todo hay que dejarse llevar por la intuición».
Angela aconseja establecer unas expectativas claras. «Muchas veces, cuando estás empezando, lo único que pretendes es conseguir a toda costa que haya una persona física allí. Y eso puede ser de lo más sencillo. Sin embargo, hay que investigar realmente quién está interesado en lo que estás haciendo, quién comparte tu visión, tiene curiosidad por ella y desea formar parte. Porque, al principio, es crucial contar con la persona adecuada que te ayude a dar a conocer tu marca, ya que representará tu imagen en tu ausencia». Recomienda buscar a empleados que sean curiosos e innovadores, que quieran formar parte de tu aventura. «Estás estableciendo tu marca y sentando los cimientos. Así que tienes que contar con las personas adecuadas».